Surat adalah salah satu cara untuk menyampaikan informasi atau pesan secara resmi. Setiap surat resmi biasanya memiliki kepala surat, tanggal surat, lampiran, hal atau perihal surat, alamat surat, salam pembuka, isi surat atau tubuh surat, dan salam penutup. Namun, ada beberapa item lain yang juga dapat ditambahkan dalam surat resmi. Berikut adalah syarat-syarat yang harus dipenuhi saat menulis surat resmi.
Kepala Surat. Kepala surat biasanya berisi nama pengirim, nama penerima, alamat pengirim, alamat penerima, dan tanggal surat.
Tanggal Surat. Dalam surat resmi penulisan tanggal tidak perlu didahului nama tempat atau kota karena nama itu telah tercantum pada kepala. Penulisan tanggal harus menggunakan format tanggal hari bulan tahun, misalnya 5 Juli 2021.
Lampiran. Lampiran adalah dokumen tambahan yang ditambahkan dalam surat. Lampiran biasanya berupa dokumen yang berhubungan dengan isi surat.
Hal atau Perihal Surat. Hal atau perihal surat adalah judul atau tema dari surat. Hal atau perihal harus menggambarkan secara singkat isi surat.
Alamat Surat. Alamat surat adalah alamat dari pengirim dan penerima surat. Alamat surat harus mencantumkan nama jalan, nomor rumah, kota, provinsi, dan kode pos.
Salam Pembuka. Salam pembuka adalah salam yang ditulis pada awal surat. Biasanya, salam pembuka berupa kata-kata sopan seperti “Yth.” atau “Kepada Yth.”
Isi Surat / Tubuh Surat. Isi surat atau tubuh surat adalah bagian yang paling penting dari surat. Isi surat harus jelas, singkat, dan menyampaikan informasi yang diinginkan.
Salam Penutup. Salam penutup adalah salam yang ditulis pada akhir surat. Biasanya, salam penutup berupa kata-kata sopan seperti “Hormat Kami” atau “Salam Hangat”.
Item lainnya. Selain item-item di atas, ada beberapa item lain yang dapat ditambahkan dalam surat resmi, seperti nomor surat, tanda tangan, dan stempel.
Demikianlah syarat-syarat yang harus dipenuhi saat menulis surat resmi. Semoga informasi ini bermanfaat bagi Anda. Terima kasih.
