Tahun ini, arsip menjadi salah satu topik yang paling banyak dibicarakan. Hal ini disebabkan oleh pentingnya arsip dalam menyimpan informasi dan dokumen penting. Arsip memiliki banyak fungsi dan kegunaan, sehingga arsip dibagi menjadi beberapa golongan.
Penggolongan Arsip Berdasar Tingkat dan Golongan
Pertama, arsip dibagi menjadi tingkat dan golongan. Tingkat arsip dibagi menjadi tingkat nasional, tingkat provinsi, tingkat kabupaten, tingkat kecamatan, dan tingkat desa. Sedangkan golongan arsip dibagi menjadi arsip administratif, arsip teknis, arsip hukum, arsip keuangan, arsip kepegawaian, arsip keagamaan, arsip sosial, dan arsip lainnya.
Penggolongan Arsip Berdasar Fungsi dan Kegunaannya
Kedua, arsip dibagi menjadi dua macam, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang masih aktif digunakan, sedangkan arsip statis adalah arsip yang sudah tidak aktif digunakan. Arsip dinamis dibagi menjadi arsip masuk, arsip keluar, arsip internal, dan arsip eksternal. Sedangkan arsip statis dibagi menjadi arsip lama, arsip rahasia, arsip hilang, dan arsip yang sudah tidak relevan lagi.
Ketiga, arsip dibagi menjadi arsip aktif dan arsip tidak aktif. Arsip aktif adalah arsip yang masih aktif digunakan, sedangkan arsip tidak aktif adalah arsip yang sudah tidak aktif digunakan. Arsip aktif dibagi menjadi arsip yang masih dibutuhkan, arsip yang masih dalam proses, dan arsip yang sudah selesai. Sedangkan arsip tidak aktif dibagi menjadi arsip yang sudah tidak relevan lagi, arsip yang sudah rusak, dan arsip yang sudah hilang.
Keempat, arsip dibagi menjadi arsip primer dan arsip sekunder. Arsip primer adalah arsip yang berisi dokumen asli yang masih dalam bentuk aslinya, sedangkan arsip sekunder adalah arsip yang berisi dokumen yang sudah dikopi atau dicetak ulang. Arsip primer dibagi menjadi arsip yang masih dibutuhkan, arsip yang masih dalam proses, dan arsip yang sudah selesai. Sedangkan arsip sekunder dibagi menjadi arsip yang sudah tidak relevan lagi, arsip yang sudah rusak, dan arsip yang sudah hilang.
Dengan demikian, arsip dibagi menjadi beberapa golongan, yaitu tingkat dan golongan, fungsi dan kegunaannya, aktif dan tidak aktif, dan primer dan sekunder. Dengan memahami penggolongan arsip ini, kita dapat mengelola arsip dengan lebih baik dan efisien.