Surat merupakan salah satu cara komunikasi yang banyak digunakan oleh berbagai lembaga dan instansi. Surat resmi biasanya memiliki beberapa bagian yang harus dipenuhi untuk menunjukkan identitas pengirim dan informasi penting lainnya. Pada umumnya, surat resmi terdiri bagian-bagian sebagai berikut.
Kepala Surat (Kop Surat)
Kepala surat digunakan sebagai indentitas lembaga atau instansi yang mengirim surat. Pada kepala surat biasanya terdapat nama lembaga, alamat, logo, dan nomor telepon. Kepala surat juga dapat berisi informasi lain seperti alamat email, website, dan nomor fax.
Nomor Surat
Setiap surat resmi biasanya disertakan nomor surat. Nomor surat biasanya terdiri dari kode lembaga, tahun, dan nomor urut. Nomor surat ini digunakan untuk memudahkan pencarian surat dan mengidentifikasi surat tersebut.
Tanggal, Bulan dan Tahun Surat
Tanggal, bulan, dan tahun surat biasanya dicantumkan pada bagian atas surat. Ini digunakan untuk menunjukkan tanggal surat dibuat dan dikirim.
Lampiran
Lampiran adalah dokumen atau berkas yang disertakan bersama surat. Lampiran biasanya berupa dokumen yang relevan dengan isi surat.
Hal atau Perihal Surat
Hal atau perihal surat digunakan untuk menunjukkan topik atau isi surat. Hal atau perihal ini biasanya dicantumkan pada bagian atas surat.
Alamat Surat
Alamat surat adalah alamat tujuan surat. Alamat surat biasanya dicantumkan pada bagian atas surat.
Dengan mengetahui bagian-bagian surat, Anda dapat membuat surat resmi dengan lebih mudah. Bagian-bagian surat tersebut juga dapat membantu Anda mengidentifikasi surat yang diterima dan membuat surat yang sesuai dengan standar. Jadi, pastikan Anda memahami bagian-bagian surat sebelum membuat surat resmi.
