Surat penawaran adalah salah satu jenis surat yang banyak digunakan dalam berbagai bidang, baik itu di bidang bisnis, pendidikan, maupun lainnya. Surat penawaran berisi informasi mengenai produk atau jasa yang ditawarkan kepada penerima surat. Dalam penyusunan surat penawaran, pembuat surat perlu memperhatikan beberapa hal penting agar surat tersebut dapat diterima dengan baik oleh penerima surat. Berikut adalah hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat surat penawaran.
Pertama, kop surat. Kop surat merupakan bagian yang menjadi identitas dari surat tersebut. Kop surat harus berisi nama dan alamat pengirim, serta logo perusahaan jika ada. Kop surat harus jelas dan mudah dibaca.
Kedua, nomor surat. Nomor surat merupakan identitas dari surat tersebut. Nomor surat harus jelas dan mudah dibaca. Nomor surat juga harus disertakan dalam surat tersebut.
Ketiga, lampiran. Lampiran merupakan bagian yang penting dalam surat penawaran. Lampiran berisi informasi tambahan mengenai produk atau jasa yang ditawarkan. Lampiran harus jelas dan mudah dibaca.
Keempat, hal atau perihal. Hal atau perihal merupakan bagian yang menjelaskan tujuan surat tersebut. Hal atau perihal harus jelas dan mudah dibaca.
Kelima, tanggal surat. Tanggal surat merupakan bagian yang menjadi identitas dari surat tersebut. Tanggal surat harus jelas dan mudah dibaca.
Keenam, alamat penerima surat. Alamat penerima surat merupakan bagian yang menjadi identitas dari surat tersebut. Alamat penerima surat harus jelas dan mudah dibaca.
Ketujuh, salam pembuka surat. Salam pembuka surat merupakan bagian yang menjadi identitas dari surat tersebut. Salam pembuka surat harus jelas dan mudah dibaca.
Kedelapan, tubuh surat. Tubuh surat merupakan bagian yang menjelaskan informasi mengenai produk atau jasa yang ditawarkan. Tubuh surat harus jelas dan mudah dibaca.
Kesembilan, salam penutup surat. Salam penutup surat merupakan bagian yang menjadi identitas dari surat tersebut. Salam penutup surat harus jelas dan mudah dibaca.
Kesepuluh, nama, jabatan, dan tanda tangan penanggung jawab surat. Nama, jabatan, dan tanda tangan penanggung jawab surat merupakan bagian yang menjadi identitas dari surat tersebut. Nama, jabatan, dan tanda tangan penanggung jawab surat harus jelas dan mudah dibaca.
Demikian hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat surat penawaran. Dengan memperhatikan hal-hal tersebut, maka surat penawaran yang dibuat akan lebih baik dan dapat diterima dengan baik oleh penerima surat.