Surat merupakan salah satu bentuk komunikasi yang sering digunakan untuk menyampaikan informasi. Surat dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu surat resmi dan surat tidak resmi. Surat resmi biasanya digunakan untuk menyampaikan informasi yang bersifat formal, seperti surat undangan, surat perjanjian, surat pemberitahuan, dan lain sebagainya.
Untuk membuat surat resmi yang baik, ada beberapa hal yang harus diperhatikan. Adapun ciri-ciri dari surat resmi ini adalah:
1. Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi. Kop surat ini biasanya berisi nama organisasi, alamat, dan logo. Kop surat ini akan membuat surat terlihat lebih profesional dan menarik.
2. Ada nomor surat, lampiran, dan perihal. Nomor surat berguna untuk memudahkan pencarian dan identifikasi surat. Lampiran digunakan untuk menyertakan dokumen pendukung. Sedangkan perihal digunakan untuk menjelaskan isi surat.
3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim. Salah satu ciri surat resmi adalah penggunaan salam pembuka dan penutup yang lazim. Contohnya, “Dengan hormat,” atau “Hormat kami,” untuk salam pembuka, dan “Terima kasih,” atau “Salam,” untuk salam penutup.
4. Penggunaan ragam bahasa resmi. Penggunaan bahasa resmi juga merupakan ciri surat resmi. Penggunaan bahasa yang tepat dan sopan akan membuat surat terlihat lebih profesional.
5. Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi. Cap atau stempel ini biasanya digunakan untuk menandai bahwa surat tersebut dikeluarkan oleh lembaga resmi.
Itulah beberapa ciri-ciri surat resmi yang baik. Dengan memperhatikan ciri-ciri tersebut, maka surat yang dibuat akan terlihat lebih profesional dan menarik. Selain itu, surat juga akan lebih mudah dikenali dan dicari.