Surat resmi merupakan salah satu jenis surat yang memiliki bentuk dan format yang khusus. Format ini berbeda dengan surat biasa yang dikirimkan kepada teman atau kerabat. Surat resmi dikirimkan untuk tujuan tertentu dan biasanya berisi informasi penting. Biasanya, surat resmi dikirimkan oleh pihak-pihak resmi seperti pemerintah, instansi, organisasi, dan lain sebagainya.
Surat resmi memiliki beberapa bagian penting yang harus dipenuhi. Bagian-bagian tersebut adalah kepala surat (kop surat), tempat dan tanggal surat, nomor surat, lampiran yang disertakan, hal/perihal, alamat tujuan, salam pembuka, isi surat, dan item lainnya. Berikut ini penjelasan bagian-bagian surat pada surat resmi.
Kepala Surat (Kop Surat)
Bagian paling atas dalam surat adalah kepala surat atau kop surat. Bagian ini berisi informasi tentang pengirim surat, yaitu nama, alamat, dan logo perusahaan atau organisasi. Kop surat juga mencantumkan alamat penerima surat.
Tempat dan Tanggal Surat
Bagian ini berisi informasi tentang tempat dan tanggal surat dibuat. Biasanya, tempat dan tanggal surat dicantumkan di bawah kop surat.
Nomor Surat
Nomor surat adalah nomor unik yang diberikan untuk setiap surat. Nomor surat ini berfungsi untuk memudahkan pencarian dan identifikasi surat.
Lampiran yang Disertakan
Bagian ini berisi informasi tentang lampiran yang disertakan bersama surat. Lampiran yang disertakan biasanya berupa dokumen atau berkas lain yang berhubungan dengan isi surat.
Hal/Perihal
Bagian ini berisi informasi tentang topik atau isi surat. Hal/perihal ini biasanya dicantumkan di bawah nomor surat.
Alamat Tujuan
Bagian ini berisi informasi tentang alamat tujuan surat. Alamat tujuan ini biasanya dicantumkan di bawah hal/perihal.
Salam Pembuka
Bagian ini berisi salam pembuka yang biasanya ditulis dengan kalimat yang sopan. Contoh salam pembuka adalah “Yth. Bapak/Ibu/Saudara”.
Isi Surat
Bagian ini berisi informasi tentang isi surat. Isi surat ini biasanya berisi informasi penting yang ingin disampaikan oleh pengirim surat.
Item Lainnya
Selain bagian-bagian di atas, surat resmi juga dapat memiliki item lainnya seperti tanda tangan, paraf, dan lain sebagainya. Item lainnya ini biasanya dicantumkan di bagian akhir surat.
Itulah penjelasan mengenai bagian-bagian surat pada surat resmi. Dengan mengetahui bagian-bagian surat ini, Anda dapat membuat surat resmi dengan format yang benar. Selain itu, Anda juga dapat mengirimkan surat resmi dengan tujuan yang jelas dan sesuai dengan format yang telah ditentukan.