Surat adalah salah satu cara yang paling efektif untuk menyampaikan informasi. Surat resmi harus memiliki format yang benar agar dapat menyampaikan informasi dengan tepat. Berikut adalah beberapa hal yang harus dimiliki oleh surat yang baik:
Kepala Surat. Setiap surat resmi biasanya memiliki kepala surat yang mencantumkan informasi tentang pengirim dan penerima. Informasi ini biasanya meliputi nama, alamat, nomor telepon, dan tanggal surat.
Tanggal Surat. Dalam surat resmi penulisan tanggal tidak perlu didahului nama tempat atau kota karena nama itu telah tercantum pada kepala. Tanggal yang ditulis biasanya menggunakan format hari, bulan, dan tahun. Misalnya, 5 Juli 2021.
Lampiran. Lampiran adalah dokumen tambahan yang dikirim bersama surat. Lampiran biasanya berupa dokumen, foto, atau berkas lain yang berkaitan dengan isi surat. Jika ada lampiran, maka jumlah dan jenis lampiran harus dicantumkan di dalam surat.
Hal atau Perihal Surat. Hal atau perihal surat adalah informasi yang menjelaskan tujuan surat. Hal ini penting agar penerima dapat mengerti isi surat dengan cepat.
Alamat Surat. Alamat surat adalah informasi tentang alamat penerima surat. Alamat surat harus jelas dan tepat agar surat dapat sampai dengan tepat pada penerima.
Salam Pembuka. Salam pembuka adalah salam yang ditulis di awal surat untuk menyampaikan salam hormat. Biasanya, salam pembuka menggunakan kata-kata seperti “Yth” atau “Kepada”.
Isi Surat / Tubuh Surat. Tubuh surat adalah bagian utama dari surat. Di dalam tubuh surat, pengirim menyampaikan informasi dan pesan yang ingin disampaikan.
Salam Penutup. Salam penutup adalah salam yang ditulis di akhir surat untuk menyampaikan salam hormat. Biasanya, salam penutup menggunakan kata-kata seperti “Salam” atau “Hormat Kami”.
Item lainnya. Selain item-item di atas, surat resmi juga biasanya memiliki informasi lain seperti nomor surat, tanda tangan, dan kode pos.
Dengan memperhatikan hal-hal di atas, Anda dapat membuat surat yang baik dan tepat sasaran. Surat yang baik akan membantu Anda menyampaikan informasi dengan tepat dan efektif. Semoga informasi ini bermanfaat.