Surat niaga adalah dokumen yang menggambarkan transaksi bisnis antara dua pihak. Surat niaga dapat berupa penawaran, pemesanan, pengiriman, pembayaran, atau informasi lainnya. Surat niaga harus dibuat dengan benar agar menjadi dokumen yang sah dan dapat dipertanggungjawabkan. Berikut adalah tips untuk membuat surat niaga yang benar.
Kepala atau KOP Surat
Kepala atau KOP surat adalah bagian yang paling penting dari surat niaga. Kepala surat harus berisi informasi tentang pengirim dan penerima surat, tanggal pembuatan surat, dan nomor referensi surat. Kepala surat juga harus mencantumkan alamat surat.
Nomor Referensi Surat Niaga
Nomor referensi surat niaga adalah nomor yang diberikan untuk mengidentifikasi surat niaga. Nomor referensi ini harus unik dan dapat digunakan untuk mengidentifikasi surat niaga.
Lampiran Surat Niaga
Lampiran surat niaga adalah dokumen tambahan yang ditambahkan ke dalam surat niaga. Lampiran ini dapat berupa dokumen yang berisi informasi lebih lanjut tentang transaksi bisnis yang dibahas dalam surat niaga.
Perihal atau Tujuan Surat Niaga Dibuat
Perihal atau tujuan surat niaga dibuat harus jelas dan spesifik. Tujuan surat niaga harus dinyatakan dengan jelas dan mencakup semua informasi yang diperlukan untuk menjelaskan transaksi bisnis yang akan dilakukan.
Tanggal Pembuatan Surat Niaga
Tanggal pembuatan surat niaga harus jelas dan tepat. Tanggal ini harus dicantumkan di bagian atas surat niaga. Tanggal ini juga harus dicantumkan di bagian bawah surat niaga.
Alamat Surat
Alamat surat harus jelas dan tepat. Alamat surat harus mencakup nama pengirim dan penerima surat, alamat, kota, negara, dan kode pos.
Salam Pembuka, Pendahuluan, Isi yang Berupa Penawaran, Pemesanan, Pengiriman, Pembayaran atau Detail Informasi Lain
Salam pembuka harus jelas dan sopan. Pendahuluan harus jelas dan menyatakan tujuan surat niaga. Isi surat niaga harus mencakup semua informasi yang diperlukan untuk menjelaskan transaksi bisnis yang akan dilakukan.
Salam Penutup
Salam penutup harus jelas dan sopan. Salam penutup harus mencakup informasi tentang bagaimana pihak yang menerima surat dapat menghubungi pihak yang mengirim surat.
Item Lainnya
Surat niaga juga harus mencakup item lainnya seperti tanggal efektif, jangka waktu, syarat dan ketentuan, dan klausul lainnya yang diperlukan untuk mengikat kedua belah pihak.
Dengan mengikuti tips di atas, Anda dapat membuat surat niaga yang benar dan dapat dipertanggungjawabkan. Pastikan untuk memeriksa kembali surat niaga sebelum mengirimkannya untuk memastikan bahwa semua informasi yang tercantum adalah benar dan akurat. 8 Nov 2022.